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¿Cómo solucionar problemas en el trabajo?

En GFourmis nos caracterizamos por crear metodologías que lleven nuestro equipo a otro nivel, por esto,  en el artículo de hoy te traemos 5 pasos para solucionar un problema laboral fácilmente.

Identifica el problema:

Existen dos clases de problemas identificables:

  • Problema simple: Hay una única causa que provoca el problema, es decir que si se dan las mismas circunstancias, esa causa siempre provocará el mismo problema. Si eliminamos la causa, eliminamos el problema. Y por el contrario, si aumentamos la frecuencia o intensidad de la causa, aumentamos el problema. Por ejemplo: siempre que estoy concentrada y suena el teléfono en la oficina, pierdo el foco de atención y me altero, si suena cada vez más, me desconcentro mucho más. Pero si deja de sonar puedo concentrarme.
    Ese es un problema simple.
  • Problema complejo: es todo lo contrario,  múltiples causas generan el mismo (o varios) efectos. Es decir que en las mismas condiciones, las mismas causas pueden provocar efectos diferentes, por lo que no hay una relación directa clara entre la causa y el efecto. Por ejemplo: Si la productividad de la compañía ha bajado, esto podría darse por diferentes causas: el ambiente laboral, falta de motivación, problemas técnicos e incluso problemas personales. Esa es la característica de un problema complejo, no tenemos clara la causa pero si el efecto general.
    Los problemas con esta estructura son muy difíciles de detectar y poner remedio. En ocasiones, si indagas lo suficiente descubres que en realidad son la suma de pequeños problemas simples que podemos aislar y solucionar por separado, mejorar el espacio de trabajo, ofrecer mejores garantías, etc.

 

Encuentra la técnica más adecuada

El segundo paso es identificar cuál es tu tipo de personalidad para saber cómo debes reaccionar. Por ejemplo,
si eres una persona práctica, lógica y que tiende a lo racional, que siempre realizas un análisis de la situación, evaluando todos resultados y posibilidades y con tendencia a ser un poco psicorrigido, la mejor estrategia que puedes hacer es generar una lluvia de ideas.

Para realizarla, debes seguir estas 4 reglas:

  • Suspender el juicio: Durante el proceso de generación de ideas, no hay que realizar ninguna valoración o crítica sobre estas.
  • Pensar libremente: Las ideas más prácticas muchas veces nacen de otras ideas que, en su mayoría, son inviables. Por ello, es muy importante para una sesión de Brainstorming efectiva, que los usuarios piensen libremente y tengan ideas imposibles.
  • La cantidad es importante: Al hacer un Brainstorming se busca generar una gran cantidad de ideas, para luego escoger la mejor de todas ellas.
  • Efecto multiplicador: Los participantes en las tormentas de ideas, no solo contribuyen con sus pensamientos, sino que también puede sugerir mejoras o combinar las ideas que tienen los demás.

El proceso implica plantear el problema que se busca solucionar, sentarte con tu grupo de trabajo (si es multidisciplinario mejor) escoger un moderador (la persona encargada de guiar la sesión de Brainstorming para que sea efectiva y cumpla el objetivo marcado) un “secretario” que anote las ideas y darle rienda suelta a la creatividad.

Por otro lado si tiendes a ser más emocional o intuitivo, es decir que prima la manera en cómo te sientes antes de enfrentar un problema,  al hacerlo probablemente estás invadido por sentimientos de frustración, por lo que debes analizar la forma en la que te sientes.

El primer paso es preguntarte qué pasa, por qué, cuándo empezó. Ayuda anotarlo en una hoja, así podrás verlo y no serán solamente tus pensamientos. La técnica es que dejes de intentar solucionar el problema, entiende solamente cuál es la causa con las respuestas de las preguntas del punto anterior, así vas a sentir que realmente estás avanzando (sensación de recompensa) lo que permitirá que te sientas mejor y todo fluya más rápido.

¡Conoce otras técnicas!

Si no te identificas con lo anterior, te traemos otras tres técnicas que te facilitarán la resolución de problemas:

  • Usos alternativos: Hay un sesgo cognitivo llamado fijación funcional que podría impedir el desarrollo de tus técnicas de pensamiento crítico haciendo que solo veas la función convencional de un objeto. Analiza los posibles usos que podría tener el elemento que solucionaría el problema, haz una lista de cada función que podría cumplir el objeto y después analiza, te dará nuevas pistas.
    Hay que ser creativo, piensa de forma original. Por ejemplo, si tienes que cortar un papel por la mitad pero solo tienes una regla, la fijación funcional te llevará a pensar que la regla solo sirve para medir cosas. (Pero también puedes usarla para doblar el papel y hacer que sea más fácil rasgarlo por la mitad).
  • Busca apoyo: La visión de otra persona puede darte una nueva forma de ver el problema y llevarte la solución.No subestimes, incluso puedes preguntarle a alguien que no sepa sobre el tema, con una analogía, a términos comunes si es un tema técnico. A veces alguien que no esté inmiscuido, puede ver desde afuera los procesos que por profesión tienes interiorizados y encontrar nuevas formas.
    Por ejemplo, si hay un problema en el área de marketing, puedes comentarlo a uno de los colaboradores del área de desarrollo, al no ser alguien que generalmente conozca del tema, puede ofrecer una solución que las personas de marketing por ser conocedores y tener el sesgo de fijación, no lo podrían ver tan fácilmente.
  • Método científico: En la investigación se plantea una Identificación y selección del problema, para esto debes seguir los siguientes pasos:
    Análisis del problema
    Generación de soluciones potenciales.
    Selección y planificación de la solución.
    Implementación de la solución
    Evaluación de la solución

Por ejemplo, para el problema complejo planteado al inicio, podemos dividirlo en las diferentes causas que podrían causar (ambiente de trabajo, falta de motivación, etc.).

Posteriormente genera una solución para cada uno de los pequeños problemas, selecciona una para llevarla a cabo y planeas cómo la vas a hacer.

Por ejemplo, si mejoras el ambiente de trabajo y deseas darle a todos los empleados un mousepad, estudias los gastos, proceso de compra etc. Luego lo llevas a cabo y evaluas si aumenta el índice de productividad. Ahí decides si es la causa del problema o no.

Es hipótesis, ensayo y error.

¡Comenta aquí abajo que otras técnicas para solucionar problemas conoces y construyamos comunidad juntos!

1 Comentario
  • Avatar
    Felipe Rojas
    Responder
    Publicado en 12:59 pm, 29 mayo, 2020

    ¿Existe una metodología o herramienta para solucionar problemas?

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